【ＩＦ関数】MOS試験官がまとめた基本とコツ｜初心者向け試験対策

Excelと言えば表計算、表計算と言えば関数。

Excelで使える関数はたくさんありますが、
その中でも良く仕事でも資格試験でも使用されるIF関数。

こちらを今回は紹介していきます。

こんにちは！おとちゃんです。
今回はサンプル問題を使ってIF関数の基本を覚えていきましょう！

関数の中でも設定の自由度が高く、使いこなせれば様々な計算や表示方法が表現できます。

仕事でExcelを使う方は必ず覚えておきましょう。

資格試験でも良く出題されます。興味のある方はこちらの記事もどうぞ！

今回は下記のサンプル表で解説していきたいと思います。

同じ表を作成するか下記のリンクからダウンロードしてから続きを読んでもらうと分かりやすいと思います。

まずは基本的なIF関数の意味や使い方から説明していきますね！

IF関数の基本

まずはIF関数の引数から覚えておきましょう。

※引数とは：関数式の（）の中に含まれる項目のことです。

式の形は上記のようになります。簡単に言えば条件を設定して、条件に合う場合とそれ以外の場合の表示を自分で設定できる関数です。

IF関数の引数

考え方とコツ

まずは式の形と考え方から説明していきます。

ポイントは先ほどの関数の下に書いた説明文のように置き換え（言い換え）て式を組み立てていきます。

「もし○○が△△だったら、これを表示、それ以外はこれ表示」に置き換えが出来れば式は出来ます。

では先ほどのサンプル問題で実際に式を作ってみましょう。

まずは文章の内容をIF関数の式のように言い換えていきます。

「もし名前（A4）が「赤レンジャイ」だったら、「リーダー」、それ以外は「空白」で表示」

こんな風に置き換えられたら次は記号などを入れて実際の計算式に入れていきます。

条件の作り方

等号・不等号

今回の問題は【名前】が「赤レンジャイ」なら～なので論理式は

　　　A4＝赤レンジャイ

ただこのままだと条件は正しくありません。それは次に説明する条件に文字列が含まれているからです。（「赤レンジャイ」が文字列）

文字の場合の条件の作り方は次に続きます。

文字はダブルクォーテーションで囲む

式に文字が含まれる場合は”（ダブルクォーテーション）で文字を囲む必要があります。

今回の式なら論理式と真の場合に使います。

論理式と真の場合はこのようになります。

※セルや数字には""はいりません。（A4は”A4”とはしません。）あくまで文字列だけです。

空白はダブルクォーテーションだけ

先ほど文字はダブルクォーテーションで囲むと説明しましたが、空白にしたい場合はダブルクォーテーションを2つで処理します。

今回の式の偽の場合なら

偽の場合はこのようになります。

式の形は以上で完成です。

次は実際に最初から最後まで式を作っていきましょう。

式の組み立て方

ここまで考え方と条件の設定を覚えたら、実際に式を組み立てていきましょう。

出来ましたか?

このように問題文をIF関数に当てはめて式を組み立てていきます。

【役職】の答え

うまく出来たら今度は問2の問題に挑戦してみましょう。

では手順です。
（出来る方は答えを見る前にご自分で挑戦してみてくださいね。）

出来ましたか?

下記の式のように式をうまく置き換えて式を組み立てましょう。

【合否】の答え

次は試験や仕事でよく見かけるIF関数の使い方をご紹介します。

良くある使い方

空白処理

もし条件のセルが空白なら、結果も空白にするという処理です。

まずは空白処理をしていない、通常の【売上】から見ていきます。

【売上】の式

このままでは【数量】が空白で【売上】が【０】と表示されます。

【数量】が０の場合は【売上】は空白になるように処理をしておきます。

完成!!

【売上（空白処理）】の式

AND関数・OR関数との組み合わせ

IF関数と良く組み合わせで使われる関数にAND関数とOR関数があります。

AND条件とは2つ以上の条件の両方が満たされるという時に使います。

この関数を組み合わせると、論理式の条件をさらに細かく設定することが出来るようになります。

この問題の「【国語】と【数学】がともに～」のように○○と○○という条件の場合にAND関数を使います。そして今回は「50点より点数が高い」という問題なので、【>】で【＝】はいらないですね。

AND条件の論理式

となります。

では実際に式を組み立てていきましょう。

完成!!

【評価①】の答え

次はOR関数もやってみましょう。

OR条件とは２つ以上の条件のどれかが満たされるという時に使います

今度の問題は「【数学】と【英語】のどちらかが～」なのでOR関数を使います。
そして今回は「80点より点数が高い」という問題なので、さっきと同じく【>】で【＝】はいらないですね。

OR条件の論理式

となります。

式を組み立てる流れは先ほどと同じです。

完成!!

答え

条件を細かく設定することで色んな結果を表示できるようになります。

ANDとORは似ているようで結果は全然違うので、使い方を間違えないように練習しておきましょう。

3段階評価

次は条件に合う結果を複数表示したい場合に使う方法です。

問7.を解きながら解説していきます。

この問題では条件によって結果が３つあります。

今までやったIF関数だけだと「合格」と「不合格」など2つの結果しか表示できません。よって結果を3つ表示させるにはもう1つIF関数を組み合わせます。

IF関数の中にIF関数をいれてこのような形になります。

これに先ほどの条件と結果を当てはめていきます。

もし○○が○○だったら、□□、○○が○○だったら、△△、それ以外は××を表示させる。

実際に式を作っていきます

完成!!

答え

これで3段階の結果を表示させることができました。

今回の問題は以上ですが、式の組み立て方を覚えれば更にIFを追加して4段階、5段階、6段階…と結果を表示させることができます。

4段階評価の例

このように4段階A,B,C,Dと設定もできますね。

覚えておくIF関数のまとめ

出したい条件と結果を文章にして言えるようにして式の形を覚えよう。

見せたくない結果は空白（”"）にしてスッキリとした表にしよう。

記号は半角じゃないとエラーになる！

記号の種類と向きの違いをしっかり使い分けられるようにしよう

ANDでより条件を絞ったり、ORで条件の範囲を広げられるようにしよう！

条件をより細かく設定して狙った結果を出せるようにしよう！

IF関数は本当に良く出来た関数で、使う機会も多いです。しっかりとマスターしてくださいね！

パソコンの資格などにも良く出題されますので、興味のある方は是非下の記事も参考にしてみてください。