【IF関数】MOS試験官がまとめた基本とコツ|初心者向け試験対策

bunki

Excelと言えば表計算、表計算と言えば関数。

Excelで使える関数はたくさんありますが、
その中でも良く仕事でも資格試験でも使用されるIF関数

こちらを今回は紹介していきます。

この記事で紹介していること

  • IF関数の基本
  • 考え方とコツ
  • よくあるIF関数の使い方
    (空白処理・AND条件・OR条件・3段階評価)
こんにちは!おとちゃんです。
今回はサンプル問題を使ってIF関数の基本を覚えていきましょう!

 

関数の中でも設定の自由度が高く、使いこなせれば様々な計算や表示方法が表現できます。

仕事でExcelを使う方は必ず覚えておきましょう。

資格試験でも良く出題されます。興味のある方はこちらの記事もどうぞ!

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今回は下記のサンプル表で解説していきたいと思います。

同じ表を作成するか下記のリンクからダウンロードしてから続きを読んでもらうと分かりやすいと思います。

 

IF関数のサンプル問題

mondai

 

 

IF関数の基本

まずはIF関数の引数から覚えておきましょう。

※引数とは:関数式の()の中に含まれる項目のことです。

 

式の形は上記のようになります。簡単に言えば条件を設定して、条件に合う場合とそれ以外の場合の表示を自分で設定できる関数です。

 

IF関数の引数

論理式 条件
真の場合 条件に合う場合に表示させたいもの
偽の場合 条件に合わない場合に表示させたいもの

 

 

 

考え方とコツ

まずは式の形と考え方から説明していきます。

ポイントは先ほどの関数の下に書いた説明文のように置き換え(言い換え)て式を組み立てていきます。

IFKIHON

「もし○○が△△だったら、これを表示、それ以外はこれ表示」に置き換えが出来れば式は出来ます。

 

では先ほどのサンプル問題で実際に式を作ってみましょう。

問1

【抜き打ちテスト結果表】の【役職】は【名前】が「赤レンジャイ」の時は「リーダー」と表示させて、その他の名前の場合は空白にしてください。

 

まずは文章の内容をIF関数の式のように言い換えていきます。

もし名前(A4)が「赤レンジャイ」だったら、「リーダー」、それ以外は「空白」で表示」

IF11こんな風に置き換えられたら次は記号などを入れて実際の計算式に入れていきます。。

 

条件の作り方

 

等号・不等号

記号 意味 条件例 条件の意味
= ~と等しい A1=100 A1の値が100と等しい
> ~より大きい A1>100 A1の値が100より大きい
< ~より小さい、~未満 A1<100 A1の値が100より小さい(未満)
>= ~以上 A1>=100 A1の値が100以上
<= ~以下 A1<=100 A1の値が100以下
<> ~でない A1<>100 A1の値が100でない(同じじゃない)

 

ポイント

【A>B】なら>が開いている方(A)が大きいという意味です。

以上、以下の『以』の字が問題文などに出てきたら『=』が入ると覚えておきましょう。

<や>の向きや=入れるか入れないか、間違えないように気を付けましょう。

 

今回の問題は【名前】が「赤レンジャイ」なら~なので論理式は

A4=赤レンジャイ

ただこのままだと条件は正しくありません。それは次に説明する条件に文字列が含まれているからです。(赤レンジャイが文字列)

文字の場合の条件の作り方は次に続きます。

 

文字はダブルクォーテーションで囲む

式に文字が含まれる場合は”(ダブルクォーテーション)で文字を囲む必要があります。

今回の式なら論理式と真の場合に使います。

注意ポイント

✕ 論理式:A4=赤レンジャイ
〇 論理式:A4=”赤レンジャイ”

✕ 真の場合:リーダー
◯ 真の場合:"リーダー”

 

論理式と真の場合はこのようになります。IF13

 

 

※セルや数字には""はいりません。(A4は”A4”とはしません。)あくまで文字列だけです。

 

空白はダブルクォーテーションだけ

先ほど文字はダブルクォーテーションで囲むと説明しましたが、空白にしたい場合はダブルクォーテーションを2つで処理します。

 

今回の式の偽の場合なら

注意ポイント

✕ 偽の場合:(何も入力しない)

〇 偽の場合:””

 

偽の場合はこのようになります。IF14

 

 

式の形は以上で完成です。

 

次は実際に最初から最後まで式を作っていきましょう。

 

式の組み立て方

ここまで考え方と条件の設定を覚えたら、実際に式を組み立てていきましょう。

shiki2

 

 

IF関数の式の作り方

  • 式を入れたいセルを選択
  • 【FX】(関数の挿入)
  • 関数の分類:【論理】
    ※「すべて表示」から探してもOKです。
  • 関数名:IFを探して選択
  • 【OK】
    IF1
  • 条件を入力
    [B4]セルを選択して【="赤レンジャイ"】を入力
    IF2
  • 結果を入力 【真の場合】:リーダー
    (次の【偽の場合】に移動すると自動で【"リーダー"】となります。
  • 【OK】
    if3
  • オートフィル
  • 【オートフィルオプション】
  • 【書式なしコピー】

 

【完成】IF16

 

 

 

出来ましたか?

このように問題文をIF関数に当てはめて式を組み立てていきます。。

 

【役職】の答えIF15

 

 

つまづきポイント

  • 記号が半角でなく全角になっている
    〇 A4="赤レンジャイ"
    ✕ A4=”赤レンジャイ”
  • 記号が足りない、または多い
    〇 ”赤レンジャイ”
    ✕ ””赤レンジャイ””(記号が多い)

 

うまく出来たら今度は問3の問題に挑戦してみましょう。

 

問2

【抜き打ちテスト結果表】の【合否】は【成績】が200点以上の場合は「合格」、それ以外は空白にしてください。

 

では手順です。
(出来る方は答えを見る前にご自分で挑戦してみてくださいね。)

IF関数の式の作り方

  • 式を入れたいセルを選択
  • 【FX】(関数の挿入)
  • 【最近使った関数】
  • 【IF】
  • 【OK】if11
  • 【論理式】・【真の場合】・【偽の場合】を入力
  • 【OK】if12
  • オートフィルして完成if13

出来ましたか?

下記の式のように式をうまく置き換えて式を組み立てましょう。

IF21

 

 

 

 

【合否】の答え
ghouhi

 

次は試験や仕事でよく見かけるIF関数の使い方をご紹介します。

 

良くある使い方

空白処理

もし空白のセルの場合は結果も空白にするという処理です。

問3

【文房具売上表】の【売上】と【売上(空白処理)】を求めましょう。

ただし、【売上(空白処理)】は【数量】が空白の場合は空白、それ以外は売上を求めてください。

 

まずは空白処理をしていない、通常の【売上】から見ていきます。

【売上】の式
uriage1

 

このままでは【数量】が空白で【売上】が【0】と表示されます

空白のセルを計算した場合に、【0】と表示されたりエラーになってしまうことが良くあります。

 

if21

【数量】が0の場合は【売上】は空白になるように処理をしておきます。

 

空白処理の流れ

  • 式を入力したいセルを選択
  • 【fx】
  • 【最近使った関数】
  • 【IF】
  • 【OK】
    if22
  • 【論理式】・【真の場合】・【偽の場合】を入力
  • 【OK】if23
  • オートフィル
    if24

完成!!
IF31

 

 

 

 

 

【売上(空白処理)】の式
uriage2

 

 

 

 

 

AND関数・OR関数との組み合わせ

IF関数と良く組み合わせで使われる関数にAND関数とOR関数があります。

AND条件とは2つ以上の条件の両方が満たされるという時に使います。

 

 

この関数を組み合わせると、論理式の条件をさらに細かく設定することが出来るようになります。

問4

【抜き打ちテスト結果表】の【評価①】は【国語】と【数学】がともに50点より点数が高い場合は〇、それ以外は空白にしてください。

 

よくある言い回し:○○かつ○○、○○で○○、○○と○○

この問題の「【国語】と【数学】がともに~」のように○○と○○という条件の場合にAND関数を使います。そして今回は「50点より点数が高い」という問題なので、【>】で【=】はいらないですね。

 

AND条件の論理式
and1

 

となります。

 

では実際に式を組み立てていきましょう。

AND条件の流れ

  • 式を入れたいセルを選択
  • 【fx】
  • 【最近使った関数】
  • 【IF】
  • 【OK】
    if31
  • 左上の【名前ボックス】からリストを表示
    ※必ず論理式を選んでいる状態でリストを表示!
  • 【その他の関数】
    if32
  • 関数の分類:【論理】or【最近使った関数】
  • 【AND】
  • 【OK】
    if33
  • AND関数に条件を入力
  • 【数式バー】の【IF】の文字をクリック
    if34
  •  【IF】に戻ったら残りの結果を入力
    【真の場合】:"〇"・【偽の場合】:""
  • 【OK】
    if35
  •  オートフィル
    if36

完成!!
and3

 

 

 

 

 

【評価①】の答え
and2

 

 

 

次はOR関数もやってみましょう。

OR条件とは2つ以上条件のどれかが満たされるという時に使います

 

問5

【抜き打ちテスト結果表】の【評価②】は【数学】と【英語】のどちらかが80点より高ければ「〇」、それ以外は空白にしてください。

 

よくある言い回し:○○または○○、○○か○○、○○もしくは○○

今度の問題は「【数学】と【英語】のどちらかが~」○○か○○という条件の場合と同じ意味なのでOR関数を使います。そして今回は「80点より点数が高い」という問題なので、さっきと同じく【>】で【=】はいらないですね。

 

OR条件の論理式
or1

 

となります。

式を組み立てる流れは先ほどと同じです。

OR条件の流れ

  • 式を入れたいセルを選択
  • 【FX】(関数の挿入)
  • 関数の分類:【論理】
  • 関数名:IFを探して選択
  • OKif41
  • 左上の【名前ボックス】からリストを表示
    ※必ず論理式を選んでいる状態でリストを表示!
  • 【その他の関数】 if42
  • 関数の分類:【論理】or【最近使った関数】
  • 【OR】
  • 【OK】if43
  • OR関数に条件を入力
    注意!ここで【OK】は押さないこと!
  • 【数式バー】の【IF】の文字をクリック
    ※IF関数に戻るif44
  • 【IF】に戻ったら残りの結果を入力
    【真の場合】:"〇"・【偽の場合】:""
  • 【OK】 if45
  • オートフィルif46

 

完成!!
or3

 

 

 

 

 

答え
or2

 

 

条件を細かく設定することで色んな結果を表示できるようになります。

ANDとORは似ているようで結果は全然違うので、使い方を間違えないように練習しておきましょう。

 

 

3段階評価

bunki2次は条件に合う結果を複数表示したい場合に使う方法です。

問7.を解きながら解説していきます。

 

問6

【抜き打ちテスト結果表】の【評価③】は【成績】が250点以上なら「A」、200点以上250点未満なら「B」、それ以外は空白にしてください。

この問題では条件によって結果が3つあります。

成績が250点以上 なら A

成績が200点以上250点未満 なら B

それ以外は C

IF52

 

今までやったIF関数だけだと「合格」と「不合格」など2つの結果しか表示できません。よって結果を3つ以上表示させるにはもう1つIF関数を組み合わせます。

 

IF51

 

IF関数の中にIF関数をいれてこのような形になります。

これに先ほどの条件と結果を当てはめていきます。

成績が250点以上 なら A

F4>=250

 

成績が200点以上250点未満 なら B

F4>=200

それ以外は C

もし○○が○○だったら、□□、○○が○○だったら、△△、それ以外は××を表示させる。

IF53

 

条件は設定したものから優先されます。

条件1:最初に「250以上がA」と設定したのがもっとも優先されます。

条件2:次の「200点以上250点未満がB」の場合は200点以上がBとだけ設定します。

※250点以上になれば自動的に最初に設定した条件が優先されてAを表示されるのです。

条件3:最後は「それ以外はC」

※残り(200点未満)はどこまで数字が減少してもCしかあり得ないですね。

実際に式を作っていきます

簡単な流れ

  • 式を入れたいセルを選択
  • 【FX】(関数の挿入)
  • 関数の分類:【論理】or【最近使った関数】
  • 【IF】
  • 【OK】
  • 【論理式】:F4>=250・【真の場合】:"A"を入力
  • 【偽の場合】を選択
  • 左上の【名前ボックス】からリストを表示
    ※必ず論理式を選んでいる状態でリストを表示!
  • 【その他の関数】
  • 関数の分類:【論理】or【最近使った関数】
  • 【IF】
  • 【OK】
  • 新しいIF関数に条件と結果を入力
    【論理式】:F4>=200
    【真の場合】:”B"
    【偽の場合】:”C"
  • 【OK】
  • オートフィル

 

 

完成!!
IF55

 

 

 

 

答え
IF56

 

 

これで3段階の結果を表示させることができました。

今回の問題は以上ですが、式の組み立て方を覚えれば更にIFを追加して4段階、5段階、6段階…と結果を表示させることができます。

 

4段階評価の例
IF57

 

 

このように4段階A,B,C,Dと設定もできますね。

 

覚えておくIF関数のまとめ

式を読めるようにしよう!

出したい条件と結果を文章にして言えるようにして式の形を覚えよう。

 

空白処理で見栄え良く!

見せたくない結果は空白(”")にしてスッキリとした表にしよう。

 

記号は半角で!

記号は半角じゃないとエラーになる!

 

等号・不等号の使い分け

記号の種類と向きの違いをしっかり使い分けられるようにしよう

 

ANDとORでより条件に表現力をつけよう!

ANDでより条件を絞ったり、ORで条件の範囲を広げられるようにしよう!

 

3段階評価

条件をより細かく設定して狙った結果を出せるようにしよう!

 

IF関数は本当に良く出来た関数で、使う機会も多いです。しっかりとマスターしてくださいね!

パソコンの資格などにも良く出題されますので、興味のある方は是非下の記事も参考にしてみてください。

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